Evaluation des salariés : la Cnil détaille les droits et les obligations de l’employeur

La Cnil a récemment publié un questions-réponses sur les droits et les obligations des employeurs en matière d’évaluation des salariés. Qu’ont-ils le droit de conserver ? Comment peuvent-ils utiliser ces informations ? Quels sont les risques inhérents à ces pratiques ? Réponses.
 
A l’occasion des entretiens annuels d’évaluation, les employeurs collectent des informations sur leurs salariés. Afin d’éviter toutes dérives en la matière, la Cnil rappelle les règles applicables à la collecte des informations relatives à l’évaluation des salariés. Pour cela, la Cnil propose une série de 10 questions-réponses concrètes sur le sujet :
 

Quelles informations peuvent être collectées à l’occasion d’un entretien d’évaluation ?
 
La Cnil rappelle que l'article L.1222-2 du Code du travail prévoit que « les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, à un salarié ne peuvent avoir pour finalité que d’apprécier ses aptitudes professionnelles ». La collecte des informations en rapport avec la vie privée des salariés est donc interdite.
 
Par conséquent, l’employeur doit se cantonner à collecter des informations relatives à l’identité, à la formation, à la gestion de la carrière, à l’évaluation professionnelle ou encore à la validation des acquis de l’expérience (VAE).
 
 
Les zones commentaires sont-elles utilisables dans le cadre de l’évaluation de salariés ?
 
« Oui, mais ces zones commentaires sont à utiliser avec la plus grande prudence », prévient la Cnil, qui rappelle à ce sujet que « la loi informatique et libertés précise que les appréciations figurant dans ces zones doivent être pertinentes, adéquates et non excessives ».
 

Quelles informations peuvent contenir les zones commentaires ?
 
Les informations y figurant doivent être « purement objectives ». Tous commentaires subjectifs, outranciers ou insultants n’y ont pas leur place. Pour prévenir d’éventuels dérapages, la Cnil préconise le recours à des systèmes de filtrage par mots clés et une vérification régulière du contenu de ces zones.
 
 
Quels sont les risques à enregistrer des informations non pertinentes ?
 
La Cnil est particulièrement vigilante au contenu de ces zones de commentaires. En cas de comportements abusifs, les sanctions peuvent aller d’un avertissement public jusqu’à une sanction financière. La Cnil peut également être amenée à transmettre certains éléments à la justice en cas d’infractions pénales.
 
 
Les salariés doivent-ils être informés de l’enregistrement de leurs données d’évaluation ?
 
L’article L.1222-3 du Code du travail prévoit que « le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard.
 
De plus, la loi Informatique et libertés prévoit que « les salariés doivent également être informés de l'identité du responsable, de la finalité poursuivie, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences d'un défaut de réponse, des destinataires ainsi que de leur droit d'accès, indique la Cnil.
 
 
Qui peut accéder aux données d’évaluation ?
 
« Chaque salarié évalué peut accéder à ses propres données d’évaluation sur simple demande et en obtenir une copie. Les supérieurs hiérarchiques peuvent, quant à eux, accéder aux données d’évaluation des salariés dont ils sont responsables. Enfin, les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel peuvent accéder à l’intégralité des données d’évaluation », précise la Cnil en rappelant que ces derniers sont soumis à une obligation de confidentialité.
 
 
Un salarié peut-il accéder à l’intégralité des données d’évaluation le concernant ?
 
Conformément à la loi Informatique et libertés, le salarié peut accéder à l’ensemble des données d’évaluation le concernant. Les responsables des ressources humaines sont tenus de communiquer toutes les informations demandées par le salarié le concernant.
 
La Cnil précise également que « les valeurs de classement annuel, parfois appelées « ranking », ou de potentiel de carrière sont communicables aux salariés si elles ont servi à prendre une décision à leur égard (comme par exemple, une promotion, une augmentation, un changement d'affectation) ».
 
En revanche, « l’employeur n'est pas tenu de communiquer des informations purement prévisionnelles ».
 
 
Pendant combien de temps les données d’évaluation peuvent-elles être conservées ?
 
La durée de conservation des données d’évaluation ne peut pas excéder la durée d’emploi du salarié concerné.
 
Cependant, l’employeur peut conserver ces informations plus longtemps afin de se prémunir contre une éventuelle action en justice d’un ancien salarié. Dans ce cadre, les données doivent être stockées sur un serveur spécifique, accessible à un nombre limité de personnes et prévoir une traçabilité des consultations.
 
 
Les fichiers créés à l’occasion de l’évaluation de salariés doivent-ils être déclarés à la Cnil ?
 
Les fichiers informatisés comportant des données personnelles, c’est-à-dire permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, doivent être déclarés à la Cnil
 
Quant aux fichiers des ressources humaines, la Cnil rappelle qu’il est possible de faire une déclaration simplifiée en référence à la norme 46 : Gestion du personnel

 
Les fichiers manuels ou papiers doivent-ils aussi être déclarés à la Cnil ?
 
Bien que la déclaration de ces fichiers auprès de la Cnil n’est pas nécessaire, cette dernière rappelle tout de même qu’« ils doivent être constitués et utilisés en conformité avec les principes et exigences de la loi Informatique et libertés ».

par Stéphane BONNEGEANT